Tablero Kanban: cómo usarlo correctamente y qué tener en cuenta a la hora de crearlo para organizar las tareas

Vivimos en una época donde organizarse bien ya no es un lujo, se ha convertido en una necesidad. Listas de tareas infinitas, calendarios llenos sin una pausa a la vista y la productividad como ideal cotidiano.

Tanto estudiantes, docentes, padres como profesionales comparten un mismo reto: gestionar el tiempo y las responsabilidades sin sufrir la sensación de ir a medias a todo. Para evitar esto, el tablero Kanban se ha convertido en una herramienta aliada para aquellos que buscan claridad y equilibrio en su día a día.

Se trata de una herramienta visual sencilla pero muy poderosa que ayuda a estructurar, visualizar y avanzar en las tareas con claridad. Pero, ¿qué es exactamente y cómo se puede usar de manera eficaz?

¿Qué es un tablero Kanban y por qué funciona?

El Kanban es una metodología derivada del mundo de la producción industrial japonesa, adaptada al trabajo del conocimiento y la gestión de tareas. En su manera más simple, se compone de tarjetas que representan tareas, que se mueven a través de columnas las cuales indican los estados: por hacer, en progreso y hecho. De esta manera el trabajo y su flujo es mucho más visible.

El valor de esta visualización radica en varios principios clave: lo primero hacer visible el trabajo para saber qué se está haciendo y qué queda por hacer, se limita la cantidad de tareas en progreso para evitar la multitareas excesiva y cuellos de botella y se impulsa la mejora continua al visualizar el flujo y sus bloqueos. Además, puede ayudar a ajustar mejor los procesos para que las tareas avancen con más fluidez.

En el ámbito educativo o doméstico, el tablero Kanban puede servir para que los estudiantes puedan visualizar sus deberes, proyectos, actividades extracurriculares. También para que los padres gestionen rutinas y tareas del hogar, para que equipos de clase planifiquen sus trabajos.

Cómo se utiliza un tablero Kanban correctamente

Paso 1: Visualizar el flujo de trabajo

Se deben identificar cuáles son los estados por los que pasan las tareas que se quieren realizar. En la mayoría de los casos basta con tres columnas: por hacer, en progreso y hecho. Luego, si se necesita, se pueden añadir más columnas intermedias como: en revisión o esperando.

Paso 2: Identificar tareas y escribirlas en tarjetas

Cada tarea estará escrita en una tarjeta o post-it. Es importante que esté escrita de forma muy concreta, por ejemplo: “Terminar el resumen del tema 5”, “Practicar 30 minutos de inglés”. Esto ayuda a que sea muy manejable.

Paso 3: Mover las tareas por las columnas según avanzan

Cuando se comience con la tarea, se debe mover de “Por hacer” a “En progreso”. Una vez que se completa, se pasa a “Hecho”. Este movimiento visual refuerza el progreso, reduce la sensación de acumulación y permite ver en qué se está avanzando.

Paso 4: Limitar el trabajo en progreso

Una de las reglas más potentes del Kanban es que hay que limitar el número de tareas que hay en la columna de “En progreso” al mismo tiempo. Ése límite lo tiene que marcar cada uno, y fuerza a terminar las tareas comenzadas antes de empezar con las nuevas. Así se evita estar parado y se favorece la concentración.

Paso 5: Revisar y optimizar el proceso

Se aconseja que se dedique un momento para revisar qué tareas se han completado, cuáles se están atascando y qué bloqueos han surgido. Esto se puede hacer al finalizar el día, la semana o al comenzar una sesión. Hay que preguntarse el por qué esa tarea no avanza, si necesita subdividirse para poder continuarla, si ha sido una prioridad equivocada. Este hábito de reflexión continua potencia la organización.

Qué hay que tener en cuenta para crear un tablero Kanban

Es importante entender que su eficacia no depende de su formato, ya que se puede hacer en una cartulina o en una aplicación digital como Notion o Trello. Lo realmente fundamental es la claridad y coherencia con la que se defina el proceso. Lo esencial es que las columnas representen los estados concretos del trabajo y que las tareas sean lo bastante pequeñas y específicas como para que se completen sin bloquear el flujo. Una tarjeta demasiado ambigua como “preparar trabajo final” puede hacer que lleguen los bloqueos, pero si esa tarea se divide en tareas más pequeñas se permite que se avance constantemente.

También es importante, como hemos mencionado anteriormente, que se limiten las tareas simultáneas. Tener demasiadas tareas abiertas a la vez no solo ralentiza, sino que genera estrés y dispersión. Mantener el trabajo simple y visible ayuda a identificar los cuellos de botella, a priorizar lo urgente y de un solo vistazo saber en qué punto está cada una. Utilizar colores, etiquetas o símbolos ayuda a distinguir con más facilidad entre áreas y mejora la motivación.

Un buen tablero Kanban debe ser flexible y evolutivo. Es un método vivo que debe revisarse y adaptarse. Con el tiempo se pueden añadir nuevas columnas si son necesarias o quitar aquellas que no aporten valor. Lo importante es que esté actualizado, se revise periódicamente y se reflexione para optimizarlo viendo qué tareas se atascan, qué rutinas funcionan y cómo se puede mejorar el flujo de trabajo.